• Studium der Geschichte an der Universität Toruń
• 1983: Erlangung des Titels eines Magister artium
• 1984-1991: wissenschaftlicher Assistent an der Universität Toruń
• 1988-1989: Promotionsstudium an der Universität Münster und dem Institut für vergleichende Städtegeschichte
• 1991: Promotion mit einer Arbeit zur Sozialtopographie der Stadt Elbing im Mittelalter
• 1984-1999: wissenschaftlicher Mitarbeiter des Instituts für Geschichte der Universität Toruń
• 1999: Habilitation mit einer Habilitationsschrift zum Verhältnis der preußischen Städte zum Deutschen Orden im Mittelalter
• 2000: Berufung auf den Lehrstuhl für Mittelalterliche Geschichte an der Universität Toruń
• 2000-2001 Stipendium der Alexander von Humboldt Stiftung an der Humboldt-Universität Berlin
• 2013-2014 Gastwissenschaftler an der Universität Hamburg

Prof. Roman Czaja ist Autor und Mitautor zahlreicher wissenschaftlicher Schriften und Publikationen.