Dokumente beglaubigen lassen
Sie benötigen eine beglaubigte Kopie Ihres Ausweises oder Zeugnisses beziehungsweise die beglaubigte Abschrift eines Dokuments? Mit der amtlichen Beglaubigung wird bestätigt, dass die Abschrift mit der Urschrift (also dem Original) übereinstimmt.
Allgemeine Informationen
Dokumente (z. B. Ablichtungen, Abschriften oder Ausdrucke)
werden nur
amtlich beglaubigt
, wenn das Original von einer Behörde erstellt wurde oder das Dokument einer Behörde vorgelegt werden soll.
Dokumente dürfen
nicht
amtlich beglaubigt werden, wenn
- die ausschließliche Zuständigkeit einer anderen Behörde gegeben ist (z. B. Geburts-, Ehe- oder Sterbeurkunden - nur vom Standesamt; beglaubigte Auszüge aus dem Liegenschaftskataster - nur vom Katasteramt)
- die Annahme berechtigt ist, dass der ursprüngliche Inhalt des Dokuments, dessen Ablichtung, Abschrift oder Ausdruck beglaubigt werden soll, geändert worden ist, insbesondere, wenn dieses Dokument Lücken, Durchstreichungen, Einschaltungen, Änderungen, unleserliche Wörter, Zahlen oder Zeichen, Spuren der Beseitigung von Wörtern, Zahlen und Zeichen enthält oder wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstückes aufgehoben ist,
- anstelle einer amtlichen Beglaubigung eine öffentliche Beglaubigung erforderlich ist (Die öffentliche Beglaubigung obliegt den Notaren und Gerichten und kann nicht durch eine amtliche ersetzt werden.),
- die Urkunde nicht in deutscher Sprache abgefasst ist und der Antragsteller sich weigert, eine amtliche Übersetzung beizubringen.
- es sich um Ausdrucke von nicht signierten elektronischen Dokumenten (z. B. Exmatrikulationsbescheinigungen) handelt.
Beglaubigungen von Dokumenten werden in der Regel sofort bearbeitet.
Erforderliche Unterlagen
- Nachweis der Identität des Antragstellers (z.B. Personalausweis oder Reisepass),
- Originale der zu beglaubigenden Dokumente,
- Kopien, Abschriften oder Ausdrucke der Originale
Gebühren
Für die Beglaubigung fallen folgende Gebühren an:
- Erstausfertigung: 7,90 EUR je Beglaubigung
- Mehrausfertigung: 3,30 EUR je Beglaubigung
Zusätzlich können Gebühren für Fotokopien, die durch die Behörde angefertigt werden, entstehen.
Fristen
Rechtsgrundlage(n)
Verfahrensablauf
Persönlich vor Ort
Für die Beglaubigung ist eine vorherige Terminvereinbarung im Bürgerbüro erforderlich.
- Fertigen Sie eine Kopie des zu beglaubigenden Dokuments an. Alternativ kann die Kopie – gegen eine zusätzliche Gebühr – durch die Behörde angefertigt werden.
- Bringen Sie das Original und die Kopie des Dokuments zum vereinbarten Termin mit.
- Legen Sie zur Legitimation zusätzlich Ihren Personalausweis oder Reisepass vor.
- Der zuständige Mitarbeitende prüft, ob die Kopie mit dem Original übereinstimmt.
- Bei Übereinstimmung wird auf der Kopie ein Beglaubigungsvermerk angebracht. Dieser wird mit dem Dienstsiegel und der Unterschrift des zuständigen Mitarbeitenden versehen.
Eine sofortige Bearbeitung kann bei Vorsprache nicht garantiert werden. Es besteht die Möglichkeit, die zu beglaubigenden Unterlagen bei der Behörde abzugeben und nach Vereinbarung in der Regel 2 bis 3 Tage später wieder abzuholen.
Eine Antragstellung online oder schriftlich ist nicht möglich. Die Beglaubigung muss persönlich vor Ort erfolgen.
Voraussetzungen
Eine amtliche Beglaubigung ist grundsätzlich möglich, wenn das Original von einer Behörde ausgestellt wurde oder die beglaubigte Kopie zur Vorlage bei einer Behörde bestimmt ist.
Folgende Voraussetzungen und Einschränkungen sind zu beachten:
- Die Beglaubigung darf nicht einer anderen Behörde vorbehalten sein. Bestimmte Dokumente können ausschließlich durch die Behörde beglaubigt werden, die das Original ausgestellt hat. Hierzu gehören beispielsweise:
- Auszüge aus dem Grundbuch durch das Amtsgericht (Grundbuchamt),
- Auszüge aus dem Handelsregister und Vereinsregister durch das Amtsgericht (Registergericht),
- Geburts-, Ehe- und Sterbeurkunden sowie andere Personenstandsurkunden durch das zuständige Standesamt,
- Auskünfte aus dem Liegenschaftskataster durch die zuständige Vermessungsbehörde.
- Bei ausländischen öffentlichen Urkunden, die in Deutschland verwendet werden sollen, kann je nach Verwendungszweck eine Legalisation oder Apostille erforderlich sein. Diese wird grundsätzlich von den hierfür zuständigen Stellen des jeweiligen Ursprungslandes erteilt.
- Das Original muss unverändert sein. Weist das Original beispielsweise Lücken, Durchstreichungen oder Veränderungen mit Korrekturmittel (z. B. „Tipp-Ex“) auf, kann die Kopie nicht beglaubigt werden.
- Das Original muss vollständig vorgelegt werden. Die Beglaubigung eines einzelnen Teils eines mehrseitigen Dokuments ist nicht möglich, wenn nicht das vollständige Original vorgelegt wird.
- Eine persönliche Vorsprache der antragstellenden Person ist nicht zwingend erforderlich. Die Beglaubigung kann auch durch eine andere Person beantragt bzw. vorgenommen werden. Eine Vollmacht ist hierfür nicht erforderlich.
Hinweis: Ob eine Beglaubigung im konkreten Fall zulässig ist, hängt insbesondere von der Art des Dokuments und dem vorgesehenen Verwendungszweck ab.
Bearbeitungsdauer
Die Beglaubigung wird in der Regel sofort vor Ort vorgenommen.
Eine sofortige Bearbeitung kann jedoch nicht garantiert werden. Je nach Arbeitsaufkommen oder Umfang der Beglaubigung kann es erforderlich sein, die Unterlagen bei der zuständigen Stelle abzugeben und nach Vereinbarung 2 bis 3 Tage später abzuholen.