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Team Sitzungsmanagement
Büro des Oberbürgermeisters
Teamleiterin Fr. Dr. Ignatuschtschenko
Alter Markt 6
D - 39104 Magdeburg
Behördenrufnummer Behördennummer 115
Fax +49 391 541-4777

Team Sitzungsmanagement

Aufgaben

Aufgaben des Teams

Dem Team Sitzungsmanagement obliegt die organisatorische Vorbereitung und Auswertung der wöchentlichen Dienstberatungen des Oberbürgermeisters, der monatlichen Sitzungen des Stadtrates, des Verwaltungsausschusses sowie der Ortschaftsräte Pechau, Randau-Calenberge und Beyendorf/Sohlen.

Über das Ratsinformationssystem Session (RAIS), dessen Administration im Team erfolgt, werden die Terminplanung, die Abrechnung des Sitzungsgeldes und die Entschädigungszahlung für die ehrenamtlich tätigen Stadträtinnen und Stadträte und der anderen ehrenamtlich Tätigen sowie die Sitzungsstatistik zentral gemanagt.

Hier werden sämtliche Verhandlungsgegenstände wie Beschlussvorlagen, Informationsvorlagen und Stellungnahmen elektronisch zusammengeführt, verwaltet, archiviert und für die gesamte haupt- und ehrenamtliche Verwaltung sowie allen Bürgerinnen und Bürgern bereitgestellt.

Für die Verwaltungsspitze wurde die elektronische Beschlusskontrolle im RAIS eingeführt.
Das Management der Beschlusskontrolle, beginnend mit der Auftragserteilung, Kontrolle der Realisierung und Datenbereitstellung für den Oberbürgermeister und seinen Beigeordneten erfolgt ebenfalls zentral im Team Sitzungsmanagement.
Vierteljährlich wird den Fraktionen des Stadtrates in einer Übersicht der aktuelle Stand der Umsetzung der Beschlüsse des Stadtrates durch die Verwaltung zur Verfügung gestellt.

Zur Umsetzung des vom Stadtrat gefassten Beschlusses zur Einführung des papierarmen Sitzungsdienstes wurde im Jahr 2006 das Projekt "Elektronischer Arbeitsplatz für Mandatsträger" (mandatos) eingeführt. Dem Team Sitzungsmanagement obliegen hierbei die Federführung des Projektes sowie die projektbegleitenden Beratungen und Schulungen der teilnehmenden Stadträte, Fraktionsgeschäftsstellen und geschäftsführenden Ämter.

Zu den internen Dienstleistungen des Sitzungsmanagements gehören weiterhin:

  • die wöchentliche Vervielfältigung und Ausreichung aller Verhandlungsgegenstände für die Mitglieder des Stadtrates, die nicht Teilnehmer am Projekt mandatos sind, und die geschäftsführenden Ämter der Ausschüsse,
  • die Beratung und Schulung der geschäftsführenden Dezernate / Fachbereiche / Fachämter in Fragen des Sitzungsdienstes,
  • die Beratung der Fraktionsgeschäftsstellen des Stadtrates in Fragen des Sitzungdienstes sowie
  • die fachliche berufsbegleitende Unterweisung im Fach Kommunalrecht für Auszubildende und Praktikanten.
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Ansprechpartner

Ansprechpartner

Büro des Oberbürgermeisters
Teamleiterin Sitzungsmanagement
Alter Markt 6
D - 39104 Magdeburg

Büro des Oberbürgermeisters
Beschlussvorbereitung, Geschäftsführung Verwaltungsausschuss
Alter Markt 6
D - 39104 Magdeburg
Büro des Oberbürgermeisters
SB Beschlusskontrolle
Alter Markt 6
D - 39104 Magdeburg
Büro des Oberbürgermeisters
Administration Ratsinformationssystem (RAIS)
Alter Markt 6
D - 39104 Magdeburg
Büro des Oberbürgermeisters
SB Sitzungsdienst
Alter Markt 6
D - 39104 Magdeburg
Büro des Oberbürgermeisters
Geschäftsführung OB - Dienstberatung, OR Beyendorf / Sohlen
Alter Markt 6
D - 39104 Magdeburg
Büro des Oberbürgermeisters
Sitzungsdienst Stadtrat
Alter Markt 6
D - 39104 Magdeburg
Büro des Oberbürgermeisters
SB Sitzungsdienst, 2. Fahrer OB
Alter Markt 6
D - 39104 Magdeburg
Büro des Oberbürgermeisters
Leiter der Verwaltungsstellen Randau/Calenberge und Pechau
Müllerbreite 16
D - 39114 Magdeburg
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